Quelques conseils pour réussir son évènement

En milieu professionnel, l’organisation d’évènements peut favoriser la création et le renforcement de lien avec ses potentiels clients. Cependant, mettre en place un évènement et faire venir du monde n’est pas une simple tâche. Il faut se préparer convenablement et opter pour une bonne politique organisationnelle. Voici quelques conseils importants qui vous permettront de réussir votre évènement. 

Préparez convenablement la logistique 

La logique est l’un des premiers aspects à ne pas banaliser pour la réussite de son évènement. En organisant un évènement, vous devriez mettre en place tout ce qu’il faudra avant que les intervenants et invités n’arrivent. Ceci vous limitera les réglages de dernières minutes qui peuvent être parfois stressants. Vous devriez donc vous assurer que les micros, la sonorisation, les branchements, etc. fonctionnent correctement. Si vous n’êtes pas doué dans ce domaine, vous pouvez faire appel à des professionnels. À titre d’exemple, vous pouvez contacter une agence événementielle à Montréal si vous résidez au Canada. 

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Utilisez les réseaux sociaux 

L’une des autres difficultés que vous pourrez rencontrer dans l’organisation de votre évènement est la mobilisation des participants. Pour prendre un sérieux avantage sur cet aspect, vous pourrez utiliser les réseaux sociaux. À l’instar de Facebook et de Twitter, il existe de nombreux autres moyens que vous pouvez utiliser pour faire connaitre votre évènement. Pour ce faire, utilisez des titres qui attirent l’attention et mettez des photos attrayantes pour donner l’envie aux utilisateurs des réseaux sociaux de s’inscrire. Vous pourrez également adresser des mailings à vos bases de données afin d’intéresser un grand nombre de personnes. 

Procédez à la création de formulaires d’invitation 

Il est également possible de passer à la création des formulaires de contact par Eventbrite ou Meetup. Ceci vous permet non seulement de vous renseigner sur les différentes personnes que vous invitez, mais de recontacter ces dernières après l’évènement. À ce niveau, vous devrez donner toutes les informations nécessaires dans votre mail de confirmation afin que les personnes que vous invitez retrouvent facilement le lieu prévu pour le déroulement de l’évènement. Il est aussi recommandé d’utiliser des codes d’accès ou des numéros de contact pour l’orientation des personnes qui ne vont pas pouvoir retrouver le lieu. 

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Optez pour le live tweet durant l’évènement

Pour davantage faire parler de l’évènement, il est généralement conseillé d’utiliser un hashtag pour que les personnes parlent de vous sur Twitter par exemple. Lors du déroulement de l’évènement, incitez les gens à faire des tweets qui pourront vous aider dans l’augmentation de votre visibilité auprès d’un autre public cible. Vous pouvez aussi utiliser des périscopes pour la diffusion de l’évènement en direct. Pour finir, s’il s’agit d’un évènement récurrent, demandez des retours à vos invités afin de vous permettre de l’améliorer davantage les fois à venir.