En entreprise, la mise en place et la gestion d’une flotte automobile constituent un investissement d’envergure à surveiller de près. En effet, quel que soit le secteur d’activité, l’acquisition et l’utilisation des véhicules (camions, voitures, motos…) requièrent d’importants moyens financiers. À cet égard, il semble judicieux d’adopter une bonne stratégie pour maitriser les coûts et rentabiliser son placement. Voici quelques astuces dans ce cadre.
1. Utiliser les bons outils
De manière classique, les gestionnaires de flotte utilisent comme outil de travail un tableur Excel. Celui-ci leur permet de suivre l’ensemble des véhicules même s’il demeure limité en termes de fonctionnalités. En effet, avec cet outil, il faudra que le gestionnaire mette manuellement à jour les données et répète de nombreuses tâches chronophages pour s’acquitter de sa mission.
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Ainsi, dans un tel système, il est fréquent de commettre des erreurs qui coûtent cher. L’alternative sera de trouver un outil pour automatiser tous les processus. L’optimisation passera indubitablement par l’acquisition d’instruments dédiés. Ceci concerne a priori le logiciel de gestion de flotte. Cependant, il faudra penser aussi aux plus petits détails comme l’intégration de pelle à neige pour camion. L’objectif est d’assurer un suivi ainsi qu’un entretien efficient aux véhicules.
2. Consacrer un poste de gestion de la flotte automobile
Quand on parle de gestionnaire de flotte, il importe de savoir qu’il ne s’agit pas forcément du chef d’entreprise ou de l’employeur. En réalité, la mission requiert des compétences particulières en finances, fiscalité, ressources humaines, communication et évidemment en automobile. Autrement dit, seules les qualifications doivent déterminer le profil à positionner dans ce rôle.
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En lieu et place d’un employé polyvalent qui s’occupera à la fois de ses fonctions et de la gestion de la flotte, privilégiez la consécration d’un poste à la mission. Cette décision vous permettra à coup sûr d’économiser du temps et de l’argent pour cet aspect de la gestion. Il va sans dire que la mesure s’applique uniquement si votre flotte compte au minimum 30 véhicules. Dans le cas contraire, la polyvalence sera financièrement plus intéressante.
3. Créer son réseau de fournisseurs
On ne peut parler d’une gestion de flotte automobile sans aborder la question clé des fournisseurs. Il s’agit notamment des assureurs, pétroliers, loueurs, professionnels de la maintenance, etc. Ils constituent des postes de dépense qu’il faut gérer avec diplomatie et stratégie en vue d’optimiser vos coûts.
Ainsi, ayez comme premier objectif de développer des relations durables avec vos différents fournisseurs. S’éparpiller rendra difficile la mise en place d’une formule de gestion satisfaisante. Trouvez donc des fournisseurs de confiance avec des tarifs raisonnables et restez fidèles pour un bénéfice sur le long terme.
4. Déterminer une politique automobile
Dans toute entreprise, la fixation des règles de fonctionnement sert de repère à tous les collaborateurs. Ici, l’élaboration « Car Policy » permettra à tous les utilisateurs de suivre la ligne de conduite que vous jugez optimale pour votre flotte.